За электронным документооборотом - будущее

Сегодня в конгресс-отеле «Меридиан» Мурманска Центр консалтинговых проектов - специализированная организация, основным направлением деятельности которой является реализация проектов в сфере информационных технологий и совершенствования управления предприятиями и организациями, провёл семинар на тему «Эффективное управление документами и деловыми процессами», в ходе которого были рассмотрены вопросы повышения эффективности деятельности предприятий и организаций за счёт внедрения системы управления документами и бизнес-процессами, а также была представлена системы DocsVision, на примере который рассматривались практические примеры внедрения и использования электронного документооборота в учреждениях.
Семинар ориентирован на руководителей предприятий и организаций, специалистов, ответственных за документационное обеспечение управления, разработку и поддержку внутренних бизнес-процессов.
«Работой с документами в электронном виде, на компьютере, сейчас удивить кого-либо трудно - это норма жизни, - отметила в начале семинара генеральный директор Центра консалтинговых проектов Елена Шестовская (фото 1). - А вот то, каким образом может работать над одним документом сразу целое учреждение или предприятие, знают далеко не все. Не все сегодня готовы переходить к электронному документообороту, поскольку не знаю всех преимуществ этой работы, а ведь цель каждого предприятия, чтобы текущая работа выполнялась максимально легко и быстро».
Евгений Никора (фото 2), председатель Мурманской областной думы, в приветственном слове участникам отметил важность перехода организаций и предприятий на электронный документооборот. Такой переход должен повысить эффективность как внутренних процессов организации, так и взаимодействия между ними, считает он.
«На всех уровнях регионального правительства, законодательной и судебной власти Мурманской области есть понимание того, что в сфере предоставления всех видов государственных услуг другого пути, кроме как перехода на электронный документооборот, просто нет, - отметил Евгений Викторович. - Сегодня каждый из нас сталкивался с теми или иными государственными услугами и отмечал, что это неудобно. Что следует понимать под этим? В первую очередь, потеря драгоценного времени, например, в очередях, достижение не того результата или вовсе безрезультатная и напрасная потеря времени. Я уже не говорю о технологических издержках: тонны бумаги, которую надо ещё произвести, затратить энергию на печать изображения на этой бумаге. Здесь же следует упомянуть и прозрачность предоставления государственных услуг, к чему сейчас стремится высшее руководство страны».
Электронный документооборот интересен и коммерческим организациям, ориентированным на повышение качества внутренних бизнес-процессов. Особенно важными для предприятий, активно работающих с зарубежными партнёрами по реализации крупных инвестиционных проектов, являются вопросы повышения эффективности внутренней деятельности. Кипу бумаг порой неудобно носить на подписание и согласование то одному, то другому начальнику даже в одном здании. Что уж говорить о международных проектах.
Глава регионального парламента отметил, что речь не идёт о резком и полном переходе на электронный вид всех услуг и работ с документами. «Далеко не все умеют или хотят работать с электронными документами, но таких людей становится всё меньше, - сказал Евгений Никора, - поэтому те, кто не хочет получать услугу в электронном виде, будет получать её в обычном».
Преимущества электронного документооборота и необходимость внедрения его на предприятии, по мнению заместителя генерального директора Центра Ивана Корконосова (фото 3), очевидна. «Вы сможете сразу быстро найти нужный вам документ, разговаривая по телефону или просто по мере острой нужды в этом документе, - сказал Иван Викторович. - Или может быть вы сможете моментально узнать у кого сейчас находится тот или иной документ, на какой он стадии находится? А если документом владеет конкретный сотрудник, а он сегодня заболел? Будете ломать дверь в его кабинет, чтобы забрать документ?»
По словам генерального директора, введение электронного документооборота решит не только проблему хранения документов, но и проблему проведения с ними различных операций.
«Можно надеяться на то, что использование технологий электронного документооборота позволит не только улучшить внутренние процессы организаций, но и упростить, ускорить их взаимодействие с обычными гражданами», - подытожил Иван Корконосов.